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2021年,面对疫情,企业应该如何建立差旅出行规划
发布日期:2021-01-01  浏览量:

祥瑞商旅基于丰富的企业差旅管理服务经验,建议您可以从保障员工健康、优化差旅流程、节省差旅成本三个方向入手。

 

保障员工健康

在严格的管控和严密的筛查下,疫情已经得到了有效的控制,再加上新冠疫苗的诞生,相信疫情不会再大规模的爆发。

但我们仍不能放松警惕,近期国内部分城市疫情的反复,国外新冠病毒的变异和输入,都在警示我们疫情仍未结束。

作为企业管理者,我们应该如何管控差旅途中的潜在风险呢?

 

01出差前

 

1、准备疫情及非疫情两套审批方案,根据情况随时调整。

2、面对潜在风险城市,用远程协作代替出差。

3、了解出差地、目的地疫情防控政策。

4、若途经疫情地区,将相关防疫政策和潜在风险上报给领导,由上级评估是否需要出差。

5、如评估后仍需出行,管理者应将防疫安全须知等告知员工,并留下应急电话,以便及时反馈情况。

6、订票时,可联系祥瑞商旅专属客服,让其协助安排行程,预订符合“安心住”类型的酒店,办理相关保险,保障出行住宿安全。

7、订票后,祥瑞商旅将会全程跟踪航班动态及目的地差旅政策,并于第一时间推送给出行人,以便及时调整行程。

 

02出差中

 

1、差旅管理者督促员工记录差旅途中的活动轨迹。

2、监督员工汇报每日的健康状况。

3、为降低风险,多人出差时,不鼓励员工合住。


03出差后

 

1、若途经疫情地区,返回后自我隔离7-14天,在家远程办公。

2、核对员工的行程轨迹、检查体温等健康状况。

优化差旅流程

在传统的差旅流程中,最显著的问题就是差旅流程复杂,差旅行为不合规,差旅消费不透明。

随着差旅管理意识的提升,越来越多的企业选择与专业的企业差旅及费控管理平台合作,实现差旅全流程的精细化管理。

 

01集中采购  

 

对于中大型企业而言,员工出差频次多范围广,差旅预订多靠员工自觉,分散预订难以管控,成本总是居高不下。

祥瑞商旅资源覆盖机票、酒店、高铁、用车等差旅全品类,帮助企业实现一站式的预订及管理。强大的差标管理功能,让员工差旅消费透明、合规、可控。


02数字办公

 

1、祥瑞商旅支持APP、微信多端操作,并支持打通企业OA、HR、财务等系统,实现在线出差申请、审批、预订、报销、结算等差旅流程。

2、据统计,员工从出差申请到完成报销平均需要花费65分钟,通过祥瑞商旅进行差旅预订,现结/预存/月结多种支付方式,公对公自动结算,员工无需再填写纸质出差申请单和报销,出差效率和出行体验得到全面提升。

3、在差旅审批上,管理者审批不再受时间、地域限制,实时查看员工差旅行为和消费数据,实现高效合规的在线审批。

4、对于财务人员来说,差旅相关工作量大幅减低,系统自动核查发票真伪,减少人工干预,无需再为报销合规性烦忧。祥瑞商旅打通财务系统,实时在线对账,每月一张大发票就能搞定所有结算。

 

节省差旅成本

差旅管理的核心价值是节省差旅成本,而差旅成本又分为显性成本和隐性成本2个部分。

 

显性成本如机票、酒店等的采购价格,隐性成本包含非计划性临时预订、预订审批环节消耗、未使用机票等,这些巨大的隐性成本无从统计,也往往容易被忽视。

 

祥瑞商旅在帮助企业降低显性成本的同时,通过差旅全流程的精细化管控帮助企业进一步的节省隐性成本。

 

01节省采购成本  

 

祥瑞商旅与各大航司、酒店、用车平台建立战略合作关系,专享协议价格优势。

资源覆盖全网特价机票,国内外100+航司,3W+酒店,12306直连,提供租车/打车/接送机等全场景下的用车需求,保险、签证、MICE(会议会展和团建旅游)等一站式商旅服务。另外,祥瑞商旅也可以结合企业的差旅量协助与航司、酒店等签订大客户协议,享受最低折扣优惠。

 

02全流程管控:事前设置

1、根据员工职级设置差旅政策,不同级别给出不同的差旅预算、限制飞机、高铁、火车的舱位和坐席。

2、不同城市设置不同的差旅标准,减少酒店差标过高,造成不必要的浪费。

3、要求提前预订机票酒店,系统严格执行差标,员工必须提前x天预订才能成功出票。

4,员工仅可预订x折以下的机票、航班前后x分钟内最低价的机票。

 

03全流程管控:事中管控

 

1、差标管理中,祥瑞商旅支持强弱管控2种模式,系统严格执行差标,禁止员工违规预订,或要求员工填写违规事由提交给管理者审批。

2、祥瑞商旅支持多级在线审批,符合差标的预订行为,管理者可选择免审模式,或每笔订单均需要管理者审批方可成功出票,管理者应当对每笔消费负责。

 

 

祥瑞商旅致力“让每一家企业都能享受智慧差旅”,除了为企业提供一站式企业差旅及费控管理平台外,同时可提供深度系统定制,系统本地化部署与多供应商策略,帮助企业自建商旅生态平台。

 

目前,祥瑞商旅已为10000+家企业提供专业的差旅管理服务,成为众多知名大型企业集团的首选合作伙伴。

 

如您想了解祥瑞商旅更多的产品服务或学习企业差旅管理的方法,欢迎拨打服务热线:13372559435  Miss朱(微信同号)


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